Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Mindcaptain Services OÜ, Ahtri tn 12, 15551 Tallinn, Harju maakond, Estland. Vertreten durch Thomas Wiens (Geschäftsführer / juhatuse liige). E-Mail: hello@mindcaptain.com

Diese Erklärung gilt für Smallwerk und alle darunter betriebenen Apps:

• Formlane: a form backend that receives, stores and forwards form submissions from customer websites. Free 0 $/Monat · Starter 8 $/Monat · Pro 19 $/Monat

Alle Apps nutzen ein gemeinsames Konto (ein Login). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb nötig ist.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto und Abos: E-Mail-Adresse, genutzte Apps, Tarif und Zahlungsstatus zur Bereitstellung des Kontos und zur Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Inhalte, die Sie oder Ihre Nutzer in eine App eingeben (z. B. Formular-Einsendungen): zur Erbringung des jeweiligen Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Daten Dritter handeln wir als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 3).
• Technisch notwendige Cookies: Für die Anmeldung setzen wir ein Session-Cookie. Das ist ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die weitere Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Login (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dass Sie den Cookie-Hinweis geschlossen haben, speichern wir nur lokal in Ihrem Browser (localStorage).
• Server-Logs und Missbrauchsschutz: IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Adresse zum sicheren Betrieb; für Rate-Limits speichern wir IP-Adressen nur als gesalzenen Hash (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Produkt-Updates (optional): Nur wenn Sie bei der Anmeldung das Kästchen anhaken oder auf Ihrer Kontoseite zustimmen, senden wir gelegentlich Produkt-Updates und Angebote (inkl. Upgrade-Hinweisen) und synchronisieren dazu E-Mail-Adresse, genutzte Apps, Tarif und Nutzungsstufe mit unserem CRM (ActiveCampaign) (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir speichern Zeitpunkt und Textversion Ihrer Einwilligung. Sie können jederzeit auf der Kontoseite oder über den Abmeldelink widerrufen; ohne Einwilligung werden keine Daten an das CRM übermittelt.
• Herkunft der Registrierung: Beim Anlegen eines Kontos speichern wir, wie Sie auf uns aufmerksam wurden (Kampagnenparameter wie utm_source aus dem aufgerufenen Link, ein Empfehlungscode oder die verweisende Website), um zu verstehen, welche Kanäle funktionieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dafür werden keine Cookies oder Tracking-Skripte eingesetzt.
• Live-Demos: Demo-Formulare auf unseren Seiten werden nur verarbeitet, um Ihnen das Ergebnis anzuzeigen; es wird nichts gespeichert oder versendet.

3. Auftragsverarbeitung

Für Daten, die Dritte über eine App an unsere Kunden senden (z. B. Formlane: names, email addresses and messages that visitors enter into customer forms), ist der Kunde Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach seiner Weisung. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage an hello@mindcaptain.com bereit.

4. Hosting und Dienstleister

• Supabase (Supabase Inc., USA): Datenbank und Login, gespeichert in der EU, Region Frankfurt (eu-central-1).
• Vercel (Vercel Inc., USA): Auslieferung und Ausführung der Anwendung, Rechenregion Frankfurt (fra1).
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland): Zahlungsabwicklung. Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht.
• Transaktions-E-Mails (Resend, Plus Five Five Inc., USA): Anmelde-Links, Formular-Benachrichtigungen und Service-E-Mails zu Ihrem Konto (Willkommen, Nutzungslimits, Tarifänderungen; Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, unabhängig von einer Werbeeinwilligung); Inhalt: Empfängeradresse und Nachrichtentext.
• ActiveCampaign (ActiveCampaign LLC, USA): Kundenverwaltung und Produkt-Update-E-Mails, nur mit Ihrer Einwilligung (E-Mail-Adresse, genutzte Apps, Tarif, Nutzungsstufe).

Mit allen Dienstleistern bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

5. Keine KI, keine Werbe-Tracker

Wir geben keine Daten an KI-Dienste weiter. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Tracker und keine Social-Media-Plugins.

6. Speicherdauer

• Inhalte in den Apps (z. B. Einsendungen): bis der Kunde sie löscht, spätestens 30 Tage nach Ende seines Kontos.
• Kontodaten: für die Dauer des Kontos, danach Löschung innerhalb von 30 Tagen.
• Rechnungs- und Zahlungsbelege: gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre).
• Server-Logs und IP-Hashes: in der Regel höchstens 30 Tage.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit bzw. Export (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Schreiben Sie uns dafür an hello@mindcaptain.com. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die Sie an einen unserer Kunden geschickt haben, leiten wir sie an den Kunden weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der estnischen Andmekaitse Inspektsioon oder der Behörde Ihres Wohnsitz- oder Arbeitsorts.